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Onboarding meilleures pratiques
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L’onboarding – période d’intégration d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise – n’est pas anodin dans l’expérience collaborateur. Pourtant, 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration¹. Surprenant lorsque l’on sait que 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois². Outre le coût généré par un départ anticipé (90 et 200 % du coût annuel salarial, en fonction du niveau de compétences et de responsabilité³), en pleine guerre des talents, fidéliser les salariés demeure un enjeu RH majeur. Et ce, avant même leur arrivée.

Pour cela, une stratégie d’intégration portée collectivement en interne est devenue incontournable. Le retour sur investissement s’avère non négligeable: une bonne intégration augmente à 69% le taux de nouveaux collaborateurs qui restent au moins trois ans au sein de l’entreprise.4
Quelles sont les grandes étapes à ne pas manquer pour faire de l’onboarding un cheminement qui a du sens ? Quelques pistes de réflexion grâce à un panorama international des “best practices” testées au sein de grands groupes et des meilleures start-up.

L’onboarding : un projet collectif et stratégique!

L’onboarding est un véritable processus RH à cheval entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur. Idéalement, il est rythmé autour de 3 grandes étapes : le pré-boarding, l’arrivée au sein de l’entreprise puis, le suivi.

Donc, fini le rapide triptyque “petit-déjeuner – accueil RH – point administratif et logistique” ? Selon une infographie du Figaro Recruteur, le schéma classique de l’intégration persiste. À savoir : une simple visite des locaux pour 69 % des cas, une présentation de l’entreprise par un membre de la direction (56 %), une présentation du poste (55 %), un petit-déjeuner ou déjeuner d’accueil (52 % des cas). 

67 % des grandes entreprises déclarent rencontrer des difficultés de recrutement5: pour faire la différence, osez sortir du lot et dépoussiérer les vieilles habitudes.

Comment ? En bâtissant un parcours d’intégration attractif et piloté par les RH. Or aujourd’hui, seuls 51 % des entreprises déclarent qu’il existe un processus d’intégration des nouveaux collaborateurs.6 Comment en faire un projet stratégique ? Il doit être porté collectivement en interne en impliquant la Direction, les managers et les opérationnels à des moments pivots du parcours. 

Plus qu’une simple période de formation technique, l’onboarding est une expérience qui couvre divers sujets : la culture d’entreprise (mythes, rites, valeurs…), les relations humaines et le rôle du poste au sein de l’organisation.

Processus d'onboarding

Pré-boarding : “teaser” pour le futur collaborateur sur la culture d’entreprise

L’intégration ne débute pas le jour de l’arrivée mais dès la signature du contrat de travail (ou promesse d’embauche). Le but ?  Ne pas “perdre” le futur collaborateur, lui donner de la perspective et le rassurer. Les initiatives à privilégier ?

  • L’immersion pour faciliter le “fit” culturel : chez Vertical Station (Minutebuzz), les futurs employés passent une journée entière dans l’entreprise pour mieux appréhender la culture. Pour une version plus opérationnelle, Software Advice organise un jour d’immersion au sein de la future équipe à laquelle appartient le salarié. 
  • L’email de bienvenue pour rassurer et donner de la visibilité : pour en augmenter l’impact, certaines entreprises le font signer par le CEO et y adjoignent une photo de toute l’équipe ainsi que le planning de la journée d’accueil. Testée chez Google, cette initiative a permis d’améliorer de 25 % les résultats de l’intégration des employés. Les canaux de communication peuvent varier : chez Uptoo, on communique par SMS pour plus de proximité et moins de formalisme. En fonction de votre marque employeur, à vous de trouver la ligne éditoriale et le canal qui reflètent le mieux vos codes culturels. Pour exemple, Regionsjob va même jusqu’à expliciter le dress code attendu… 
  • Un site web dédié pour présenter l’entreprise : chez Welcome to the Jungle, l’intégration est un véritable parcours d’initiation à la culture de l’entreprise : il faut donc faciliter l’accès à ses coulisses ! L’équipe en charge a créé un site dédié à l’onboarding afin de présenter les équipes, la vision et toutes les informations utiles pour le jour J. 
  • La participation aux événements d’entreprise pour accélérer la cohésion : afin de lever le formalisme inhérent aux premiers jours de travail, les entreprises profitent de plus en plus des rendez-vous internes pour y convier leurs futurs salariés. Concrètement ? Fête de fin d’année, after work, rencontres sportives ou team-building etc. Linkbynet, en phase avec sa marque employeur conviviale et ses conditions de travail uniques, connecte dès que possible ses futurs et actuels collaborateurs. Leur secret ? Des tours de toboggan intérieur de 7 mètres, des parties de basket ou encore un potager communautaire…
  • Le briefing des équipes internes : il est indispensable de prévenir l’arrivée de chaque nouvel pour éviter les impairs et pour que chacun puisse contribuer à un accueil positif. Très simplement, chaque arrivée peut-être annoncée via Slack avec le lien vers son profil Linkedin. Chez Vestiaire Collective, le manager a droit à un brief des équipes RH pour bien cadrer son accueil.

Le Jour J : Impacter, donner du sens et accompagner, le combo gagnant !

L’adage dit vrai : la première impression reste la bonne. Nos idées pour rapidement générer un sentiment d’appartenance.

  • Le mode promo ou solo : Deux options sont possibles pour accueillir des nouveaux salariés : soit au fil de l’eau soit en “promo”. La seconde option, plus collective, permet de créer du lien et de rassurer. C’est le choix de Pinterest avec ses “Hire classes”. Pour favoriser l’effet tribu, chez Google, les nouveaux reçoivent une casquette avec la mention « Noogle » (contraction de Google et de « Noob », « bleu » en anglais). 
  • Un accueil marquant : pour Tim Campos, ancien directeur d’information de Facebook, si l’entreprise ne suscite aucun intérêt au cours des 45 premières minutes, c’est que l’intégration est à revoir !  Optez pour un moment unique qui marque les esprits. Pour Doctolib, c’est le fondateur en personne qui les rencontre et partage avec eux la vision de l’entreprise. Ainsi, un simple pot d’accueil prend une tournure plus stratégique ! 
  • La remise d’un “welcome kit” original : Pour faire preuve d’originalité, Fabernovel Technologies a intégré à son “kit de bienvenue” un quizz permettant de découvrir chaque salarié. Côté forme, optez pour une mise en page ludique et des citations, les informations clés passeront d’autant mieux sans powerpoint austère ! 
  • Un planning de “ministre” pour les premières semaines : il est important de transmettre un agenda exhaustif des semaines à venir comprenant, les temps de formation, les meetings, les immersions opérationnelles et les rencontres informelles (activités sportives, afterwork etc…). Chez Lengow, chaque nouveau salarié reçoit dès le premier jour son planning avec, notamment, un point de présentation avec tous les managers de service. 
  • Un sentiment d’appartenance immédiat : aussi anodines soient-elles, certaines attentions peuvent vraiment faire la différence telles que la remise d’une plante verte ou d’un mug à son nom. Chez Apple, les nouveaux arrivants reçoivent tous des cadeaux de bienvenue… dont un ordinateur à installer pour se familiariser avec le produit. 
  • Un accompagnement bienveillant : nommer un mentor pour guider la prise de poste d’un salarié reste un must-have. Chez Talent.io, il n’y a pas de manager ! C’est donc un collaborateur du même service qui est nommé “peer buddy” ou mentor pour accompagner chaque “nouveau” pendant deux mois. De même, Game developer Zynga a créé un programme dédié au mentorship au sein de son université d’entreprise. Mentors et mentorés s’engagent sur un travail commun pendant une période donnée… et la collaboration démarre par une semaine de bootcamp. De quoi tisser les liens.

Le suivi : inclure, engager et fidéliser pour bâtir une relation long terme 

  • La transmission de l’histoire et des valeurs de l’entreprise. Pour transmettre ce patrimoine, certaines entreprises ont opté pour une solution digitale. L’Oréal a lancé son application “Fit culture” : tous les nouveaux arrivants sont accompagnés par un “coach digital” qui leur permet de mieux comprendre la culture d’entreprise et la vision stratégique. Sous forme de jeux, vidéos et témoignages, cette application accélère l’appropriation en prenant compte du rythme de chacun. 
  • Le digital learning pour accélérer la montée en compétence. Chez Blablacar, à la suite des “Onboarding days”  (3 jours dédiés sur l’histoire de BlaBlaCar, la vision et les challenges actuels), les salariés ont accès au “BlaBlaLearn”. C’est une plateforme e-learning de “knowledge sharing” avec des formations parfois réalisées par les salariés eux-mêmes! Un gain temps et une prise de poste plus sereine.
  • Un “vis ma vie” pour une vision 360°. Chez Michelin, l’immersion dans les ateliers de production à Clermont-Ferrand demeure un rite de passage pour chaque nouveau venu. Quant à Babilou, les managers du siège ont droit à une journée complète d’immersion au sein d’une crèche du réseau pour prendre connaissance du terrain.

Et après ? Feedback et bilan pour toujours faire mieux ! 

Il est essentiel d’établir des follow-up à la fin de la première semaine puis une fois par mois jusqu’à la fin de la période d’essai. Frichti propose de réaliser des rapports d’étonnement pour recueillir les impressions. Plezi s’appuie sur une méthode de feedback continu menée par le mentor qui suit le nouveau collaborateur à un rythme bien calé : celui-ci a lieu 3 jours, 3 semaines et 3 mois après son arrivée afin de lever les incompréhensions ou blocages éventuels. Le but ? S’assurer que chacun dispose des moyens nécessaires pour prendre son poste. Cette approche collaborative est perçue très positivement car elle permet de faire évoluer le dispositif d’intégration. 

Envie d’aller plus loin ? Certaines entreprises américaines considèrent l’onboarding comme une période de test mutuel. Zappos (qui appartient à Amazon) a lancé un programme d’intégration afin de s’assurer que, seuls, les plus motivés restent. Après cinq semaines de formation intensives, les salariés qui décident de quitter l’aventure obtiennent un chèque de 2 000 dollars. 

À chaque entreprise de placer le curseur : l’enjeu étant toujours d’être cohérent avec sa marque employeur et la culture interne afin de pérenniser les recrutements.Enquête Mercuri Urval

1 Enquête Aberdeen, 2013
2 Cascio et Hay Group
3 Selon O.C Tanner
4 Selon l’enquête 2018 de ManpowerGroup sur la pénurie des talents
5 Baromètre de l’expérience collaborateur de Parlons RH, en partenariat avec Global Payroll